Hva er prosjektregnskap?
Et prosjektregnskap er en oversikt over inntekter og kostnader for ett bestemt prosjekt eller oppdrag. Det ordinære regnskapet viser resultatet for hele virksomheten. Prosjektregnskapet bryter det ned, slik at du ser hvilke oppdrag som går med overskudd og hvilke som ikke gjør det.
I praksis merkes hver postering som gjelder prosjektet, med en prosjektkode. Da kan regnskapet sorteres per prosjekt, uten at du må føre et eget, parallelt regnskap.
Hvorfor er prosjektregnskap viktig?
En virksomhet kan gå med overskudd samlet, samtidig som enkelte prosjekter taper penger. Uten tall per prosjekt er det vanskelig å se hvilke oppdrag, kunder og prismodeller som faktisk lønner seg.
For de fleste virksomheter er prosjektregnskap et nyttig styringsverktøy, ikke et lovkrav. Innen bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri gjelder det imidlertid egne krav når prosjektets anbudspris eller anslåtte omsetningsverdi overstiger 5G ekskl. mva. Kravene følger av bokføringsforskriften.
Hva bør et prosjektregnskap inneholde?
Innholdet bør tilpasses prosjektet, men disse elementene går igjen:
Prosjektinntekter: det som er fakturert, og eventuelt utført arbeid som ennå ikke er fakturert.
Direkte kostnader: materialer, innkjøp, underleverandører og lønn til dem som jobber i prosjektet.
Timer og ressursbruk: hvor mange timer som er brukt, og av hvem.
Indirekte kostnader: en andel av felleskostnader som husleie, administrasjon og utstyr.
Budsjett: forventede inntekter og kostnader, slik at du kan sammenligne med faktisk resultat.
Timer krever særlig oppmerksomhet. Tiden er ofte prosjektets største kostnad, men den vises ikke i regnskapet før den er regnet om til kroner, for eksempel med en timekost per ansatt. Felleskostnader kan fordeles etter timer, omsetning eller en fast sats. Det viktigste er at du fordeler konsekvent, slik at prosjektene kan sammenlignes.
Slik følger du opp prosjektregnskapet i praksis
Oppfølgingen starter før prosjektet er i gang. Opprett prosjektet med egen kode og et budsjett, og bestem hvilke kostnader som skal føres på det.
Underveis må bilag og timer merkes med riktig prosjekt fortløpende. Det er her de fleste feil oppstår: En faktura uten prosjektkode havner i det generelle regnskapet og får prosjektet til å se mer lønnsomt ut enn det er.
Sammenlign faktisk resultat med budsjett jevnlig, for eksempel hver måned eller hver mva-termin. Avvik som oppdages tidlig, kan ofte rettes. Når prosjektet er ferdig, gir en etterkalkyle et bedre grunnlag for å prise neste oppdrag.
For regnskapsbyråer handler mye av arbeidet om rutiner hos kunden: at prosjektkoder brukes konsekvent, og at timer og bilag kommer inn i tide.
Prosjektregnskap i Catacloud
I Catacloud oppretter du prosjekter og velger prosjekt som dimensjon på hver bilagslinje. Prosjektregnskapet viser da inntekter, kostnader og resultat per prosjekt, og prosjekt kan også brukes som filter i den ordinære resultatrapporten. Timer kan føres direkte på prosjektet, slik at du ser tidsbruken, mens prosjektresultatet bygger på det som er bokført. Les mer om prosjektmodulen i Catacloud.
